В версии Системы TWS 2022.140 (запуск 30.08.2022) мы капитально переработали Карточки Контрагентов. Изменения настолько существенные, что мы решили вынести их в отдельную статью и подробнее о них рассказать.
Просим отнестись с пониманием: функционал новый, и несмотря на наши грандиозные усилия по тестированию могут вылезти некоторые косяки.
Коротко об изменениях:
- Карточки контрагентов теперь полностью отвязаны от деклараций.
- В Карточке контрагента можно создать несколько различных шаблонов декларации.
- Разные Карточки контрагентов можно объединить в одну.
- Импорт деклараций из XML.
- Контактная информация контрагента "для себя".
Карточки контрагентов теперь полностью отвязаны от деклараций
Раньше мы выбирали карточку контрагента при создании декларации (отправителя, получателя, декларанта и т.п.). Декларация привязывалась к этой карточке, и всю информацию брала (для формирования PDF, XML и т.д.) из карточки. Всё здорово, удобно и занимает мало места, но ровно до тех пор, пока вам не понадобится что-то изменить в карточке контрагента. Например, поменялся юридический адрес: заходим в карточку, меняем его и... и он поменялся во всех декларациях, которые эту карточку используют. Понятно, что декларации уже поданы, и что жить с этим можно... Но бывают ещё корректировки.
Так же в карточке можно было настроить автозаполнение граф декларации, и большая часть шапки декларации заполнялась автоматически при создании. Но декларации с одним и тем же контрагентом могут быть разные (например, импорт и экспорт), и соответственно для них нужны разные настройки. А ещё может быть разный набор автоматически добавляемых документов в графу 44 (например, для разных договоров или типов поставок). Для этого всего можно было создать отдельную карточку контрагента с отдельными настройками, но во-первых, сразу начинаются вопросы с учётом платёжек, с доступом к декларациям в Кабинетах Клиента, а во-вторых, это же банально неудобно с точки зрения организации информации: разные остатки на платёжках, разный календарь рассрочки, да даже разный список деклараций при выборе фильтра по контрагенту.
Новые карточки устроены гораздо сложнее, чтобы сделать жизнь наших пользователей проще.
Стрелочек стало больше, да... Давайте разбираться!
Карточка Контрагента по-прежнему содержит сведения о контрагенте (наименование, адрес, контакты, УНП и т.п.). Но теперь в момент создания декларации эти сведения копируются непосредственно в декларацию, и дальше уже хранятся непосредтственно в ней. Т.е. если изменить что-то в Карточке Контрагента, то эти изменения никак не повлияют на данные в декларации, PDF, XML и т.п. меняться не будет. При смене контрагента в какой-либо графе декларации (даже если выбрать того же самого контрагента, что и был) данные из карточки снова будут записаны в декларацию.
При конвертации старых карточек в новые мы перенесли все данные из старой карточки в новую, а затем записали копию этих данных в графы деклараций, которые были привязаны к этим карточкам.
Подытоживаем: раньше декларация "брала" данные из карточки. Теперь же карточка "кладёт" свои данные в декларацию в момент создания декларации (либо при смене контрагента).
Обратите внимание: логическая привязка декларации к Карточке Контрагента при этом сохраняется. Отвязанными становятся только данные.
Шаблоны декларации
Старые карточки контрагентов содержали целую кучу настроек для декларации. Теперь все эти настройки вынесены в отдельную сущность, которую мы назвали Шаблон декларации. На теперешний момент шаблоны деклараций содержат все те же настройки, что были в старой карточке контрагента плюс возможность добавлять документы в графу 44. У нас уже есть несколько идей по доработке шаблонов, некоторые из них уже даже оформлены в виде задач в нашей системе управления проектом (например, автозаполнение графы 52 "Гарантия"). После запуска новых карточек будем всё вот это доделывать.
Все настройки шаблона декларации переносятся в декларацию в момент её создания и больше не неё никак не влияют. Т.е. вы можете менять свои шаблоны, улучшать их и дорабатывать, не опасаясь "испортить" что-либо в декларации. Шаблоны декларации в рамках одной карточки можно клонировать, чтобы быстро создать другой набор настроек при необходимости.
При создании новой декларации вы можете выбрать один из шаблонов этой карточки для автоматического заполнения граф декларации, добавления документов в графу 44 и т.д. один из шаблонов в Карточке Контрагента можно отметить как "шаблон по умолчанию", и он будет выбираться автоматически при создании декларации с этим контрагентом. Конечно, при создании декларации можно будет по-прежнему выбрать любой другой шаблон.
При конвертации старых карточек в новые в каждой новой Карточке Контрагента мы создаём шаблон декларации, в которые переносим все настройки и документы из старой карточки. Мы также помечаем этот шаблон в качестве шаблона по умолчанию, чтобы его не надо было каждый раз выбирать при создании новой декларации.
Объединение Карточек Контрагентов
Мы уже упоминали, что некоторые пользователи раньше создавали по несколько разных Карточек Контрагентов для разных наборов настроек или документов, и даже просто из-за того, что изменился адрес или ещё что-то в данных о контрагенте. Также в некоторых Виртуальных офисах накопилось огромное количество одинаковых Карточек Контрагентов с немножко разными наименованиями из-за любви к импортированию деклараций из XML. Кто-то по-другому написал название латиницей, кто-то поставил точку, кто-то - дефис, и вот у вас уже целый зоопарк одинаковых контрагентов.
После конвертации в каждой из таких карточек будет свой автоматически созданный Шаблон Декларации.
Теперь такие карточки можно объединить в одну. Все данные в декларациях останутся нетронутыми, объединение происходит только на уровне Карточки Контрагента, шаблонов деклараций, остатков на платёжках и т.д.
Как это работает? Зайдите в Карточку Контрагента, которую вы хотите оставить (т.е. все другие будут "влиты" в эту). Рекомендуем сразу привести её в порядок, подправить данные, переименовать шаблон декларации на нормальное имя вместо "Автошаблон XXX...". В самом начале страницы Карточки Контрагента будет отображаться список других Карточек, которые можно "влить" в эту. Туда попадают карточки с той же самой страной контрагента, а также с полностью совпадающим полным либо кратким наименованием, либо при совпадении УНП/ИНН/БИК. Нажимаем кнопку с глазиком, если хотим убедиться, что выбрана правильная карточка, и потом нажимаем кнопку "Объединить". Вжу-у-у-у-х! Той карточки не стало, а в этой появились все данные из той карточки.
П.С.: Если в списке карточек, доступных для объединения, нету какой-то карточки, которую вы всё таки хотите "влить" в эту, то надо проверить полное наименование обеих карточек. Для надёжности можно даже скопировать полное наименование контрагента из одной карточки в другую, чтобы наверняка нашлось. Ну и не забываем, что страна контрагента также должна совпадать.
Импорт деклараций из XML
Для перехода на новые Карточки Контрагентов пришлось полностью переделать импорт деклараций из XML. Это даже задержало релиз на две недели, но по-другому там никак не выходило.
Визуально для пользователей ничего не изменилось: выбираем XML-файл, нажимаем кнопку "Импортировать", разгребаем косяки и проблемы, которые всегда возникают, когда импортируются документы из XML. Но по факту там полностью переписанный с нуля функционал, поэтому могут быть вопросы. Если что-то вылезет - сообщайте, будем оперативно дорабатывать.
Ой, и да... поддержку старого формата XML мы уже не стали обновлять. Всё таки прошло уже 4 года, как ввели новый формат, и импорт из XML деклараций в формате до 2018-го года мы больше не поддерживаем. В ближайшее время также выпилим и возможность экспортировать декларации в формат старого XML.
И самое главное: не забываем, что клонирование и импортирование деклараций из XML - это гарантированный бардак в ваших данных и источник более чем 80% ошибок декларирования.
Контактная информация контрагента "для себя"
Мелочь, но востребованная. Особенно у таможенных представителей.
В новых Карточках Контрагентов добавлено два поля "Телефон" и "Email", значения которых не выгружаются в XML и PDF, т.е. не попадают в декларацию. Email может быть использован для отправки PDF на электронную почту после оформления декларации. При этом его не надо "светить" в таможне или ещё где-то.